La méthodologie de certification du statut OEA

La méthodologie d’accompagnement à la certification du statut OEA s’appuie sur 5 points clés :

		Une méthode éprouvée de conduite de projet
		Un outil de modélisation
		Une bibliothèque de documents et procédures
		Un benchmarking permanent
		Un dossier final OEA complet et évolutif, à la disposition de l’entreprise

Une méthode éprouvée de conduite de projet Avec la méthodologie 54321 OEA mise au point par les consultants et les équipes TLF, vous êtes pris en charge dès le début par un processus de conduite de projet éprouvé notamment dans les projets informatiques et de conduite du changement.

Cette méthode a bien évidemment été spécialement adaptée au projet d’accompagnement à la certification du statut OEA. Le consultant responsable de la direction du projet mettra notamment à votre disposition un planning qui évoluera tout au long de la mission, une check-list des informations qu’il souhaite recueillir dans votre entreprise, une working-list de répartition des tâches réajustée en permanence ainsi qu’un protocole de communication sur le projet et sur la gestion des incidents.

Un outil de modélisation Les d’experts fédérés par TLF ont choisi un outil de modélisation particulièrement efficace et performant qui va leur permettre de modéliser et représenter graphiquement l’ensemble des processus métiers et procédures de votre entreprise liés au dédouanement et aux opérations de Supply Chain Internationale. L’outil permettra également de modéliser les organigrammes de l’entreprise, les principales fonctions et d’associer aux modèles l’ensemble des documents, procédures, plans d’action ainsi que les liens avec les thèmes du questionnaire d’auto-évaluation OEA.

La restitution de l’ensemble de ces éléments pourra se faire au sein d’un document word qui deviendra le dossier OEA de référence de l’entreprise. Ce dossier pourra ensuite facilement être remis à jour en fonction des évolutions de l’entreprise. Il est également envisageable de générer ce dossier au format HTML pour les entreprises qui souhaiteraient mettre à disposition ce document sur un intranet.

Une bibliothèque de documents et procédures L’obtention de la certification du statut OEA nécessite de disposer d’un certain nombre de documents formalisés et relatifs aux procédures en vigueur dans l’entreprise, à la gestion des incidents, à la prévention des risques, à la gestion des archives et des sauvegardes ou à l’organisation du management. Certains de ces documents ont déjà été mis en place par les entreprises dans le cadre d’une certification ISO ou d’une démarche qualité ou sécurité.

Afin de compléter ou pallier à la formalisation de certaines procédures ou descriptions, les consultants 54321 OEA ont à leur disposition une bibliothèque de documents et procédures formalisés « standards » qu’ils pourront adapter aux spécificités et aux besoins de l’entreprise.

Un benchmarking permanent Les intervenants dans l’accompagnement de la certification AEO sont en contact permanent avec la Cellule Douane et OEA de TLF. Cette cellule joue un rôle clé dans la méthodologie 54321 OEA.Présent aux cotés de l’Administration des Douanes Françaises et de la Commission Européenne depuis le début de l’élaboration du statut OEA, TLF dispose d’une connaissance fine et d’une expérience unique sur ce dossier grâce notamment à sa participation en amont aux travaux de la Commission Européenne et de la DGDDI et en aval à l’étude d’impact de ce nouveau statut auprès des entreprises.

TLF réalise périodiquement des enquêtes auprès de ses adhérents certifiés ou en cours de certification, les équipes de la cellule Douane TLF sont en contact au quotidien avec les adhérents ou les personnels de l’Administration sur les différents sujets liés au statut d’Opérateur Economique Agréé.

TLF est donc en mesure d’apporter, en complète confidentialité, une contribution de benchmarking unique et précieuse à la méthodologie 54321 OEA. Ainsi la méthode bénéficie d’un processus d’amélioration permanent basé sur les expériences remontées du terrain depuis l’ensemble des entreprises concernées par la certification OEA. TLF est également en contact constant avec la Direction Générale des Douanes pour essayer d’appréhender les principales difficultés rencontrées par les auditeurs de l’Administration.

Un dossier final OEA complet et évolutif, à la disposition de l’entreprise Lorsque l’entreprise décidera de valider sa demande de certification auprès de l’Administration et s’apprêtera à recevoir les auditeurs, elle pourra mettre à leur disposition un dossier OEA intégral et complet, qui rassemblera l’ensemble des documents, procédures, plans d’action, organigrammes, annexes. Ce dossier comportera également un système de références croisées permettant un accès rapide aux informations pour chacun des thèmes du questionnaire d’auto-évaluation.

Conçu à double usage, ce dossier sera pour les auditeurs un garant du sérieux et l’implication de l’entreprise dans la démarche du statut OEA ainsi qu’un outil destiné à leur faciliter leur mission. Pour l’entreprise, il constitue une « bible » de référence sur la qualité et la sécurité des opérations de Supply Chain Internationale et de douane à la disposition du management ou du service RH pour les nouveaux collaborateurs par exemple.

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